Согласование извещения

После того, как извещение об изменениях сформировано, его необходимо отправить на согласование и утверждение ответственным лицам. Для этого в T FLEX DOCs используется бизнес-процедура, которая похожа на процедуру "PDM. Согласование КД", но имеет блок дополнительных согласований.

Запуск процесса согласования осуществляется из диалога свойств любого объекта, для которого были оформлены изменения в рамках извещения. Для этого следует в диалоге свойств объекта, для которого были оформлены изменения, перейти на вкладку Изменения, выбрать изменение и на панели свойств воспользоваться кнопкой [Согласовать] - .

В момент запуска извещения на согласование будет проведена проверка состояния объектов, связанных с данным извещением. По результатам проверки может отобразиться предупреждение о необходимости применения к объектам изменений. При нажатии на кнопку [Да] откроется окно применения изменений.

Внимание! Перед запуском процесса согласования необходимо убедиться в том, что к объектам, для которых были оформлены изменения, прикреплены файлы-подлинников.

Обязательное наличие файла-оригинала конструкторского документа для запуска процесса согласования извещения об изменениях не требуется, но в случае отсутствия такого файла пользователю будет выдано соответствующее предупреждение.

После запуска извещения на согласование откроется окно назначения исполнителей, участвующих в данном процессе. Для этого необходимо в полях, которые соответствуют ролям бизнес-процесса, выбрать конкретных пользователей системы или группы пользователей. Во время выполнения процедуры согласования указанным пользователям будут выданы задания в соответствии с блок-схемой бизнес-процесса. При назначении группы пользователей для роли процесса, задание будет выдано всем пользователям, входящим в данную группу. При этом, первый пользователь, принявший задание, будет назначен его исполнителем, а остальные пользователи, входящие в группу, получат уведомление об аннулировании задания.

При необходимости некоторые поля могут быть оставлены пустыми. Обязательные для заполнения поля отмечены символом "*".

Согласование извещения может проходить параллельно в нескольких подразделениях. Для этого в окне запуска бизнес-процесса помимо согласующего (поле Согласующий) задаются одна или две дополнительные группы согласующих (области Согласующие первой очереди и Согласующие второй очереди). Задания на согласование, выданные группе согласующих, должны быть выполнены каждым пользователем группы, после чего, автор бизнес-процесса получит соответствующее уведомление.

В случае, если согласующий принимает отрицательное решение, извещение об изменениях будет отправлено на исправление автору бизнес-процесса. Автор бизнес-процесса вносит исправления в извещение об изменениях и нажимает на кнопку в окне задания или прерывает выполнение бизнес-процесса нажатием на кнопку , если требуются значительные корректировки. В последнем случае в дальнейшем потребуется повторный запуск процесса согласования извещения.

Исправление производится с сохранением всех ранее установленных подписей.

После исправления, извещение возвращается на повторное согласование к тому пользователю, который отправил его на доработку.

Процесс согласования изменений облегчает специальный механизм сравнения файлов подлинников конструкторского документа.

Сравниваемые файлы должны иметь одинаковое разрешение.

Для запуска сравнения файлов-подлинников необходимо выбрать требуемое изменение на вкладке Документы диалога свойств извещения и нажать на кнопку [Сравнить подлинники] – на панели инструментов вкладки.

В открывшемся окне следует выбрать файл-подлинник целевой ревизии и исходную ревизию с подлинником которой будет происходить сравнение.

После нажатия на кнопку [ОК] откроется окно сравнения, в левой части которого отображается изображение до внесения изменения, а в правой – изображение с изменением. Переключение между изображениями страниц многостраничного файла производится кнопками и .

Нажатие на кнопку запускает процесс автоматического сравнения изображений. После его окончания появится окно с результатом, наглядно показывающим различия между изображениями. Таким образом ответственные за проверку и согласование документа могут быстро определить, в каком месте чертежа произошли изменения.

Красным цветом будут выделены элементы изображения, которые были удалены, зелёным – добавленные элементы. Чёрный цвет означает, что элементы изображения остались без изменений.

Пройдя все этапы согласования и утверждения, извещение отправляется пользователю, указанному в поле Документовед в окне запуска процесса.

Документоведу необходимо проверить готовность извещения к применению.

Предварительно проводится автоматическая проверка возможности применения извещения. Результаты этой проверки отображаются в окне задания. Если найдены какие-либо ошибки, необходимо их исправить и провести проверку повторно, нажав на кнопку .

При нажатии на кнопку будут автоматически выполнены следующие действия:

▪На извещении будет установлена подпись "Изм. внёс", при этом, стадия извещения будет изменена на "Хранение".

▪Изменениям, созданным в рамках извещения, будет присвоен постоянный номер, при этом, стадия изменений будет изменена на "Хранение".  

▪Изменённые объекты ЭСИ будут перенесены в основной контекст, их стадия будет изменена на "Хранение". Для впервые введённых объектов будут созданы инвентарные карточки в справочнике "Инвентарная книга".

▪Файлы-оригиналы и файлы-подлинники изменённых документов будут перенесены в папку "Архив" справочника "Файлы". Их стадия будет изменена на "Хранение".