Стадии

Для справочника T‑FLEX DOCs пользователем с правами администратора может быть включена поддержка механизма стадий. Данный механизм используется при автоматизации процедур документооборота, например, согласования и утверждения документов.

Стадия описывает состояние объекта, связанное с правами доступа пользователей на его просмотр и редактирование.

Таким образом, документ в системе T‑FLEX DOCs в разное время может находиться в различных стадиях. Стадия может быть изменена как вручную, так и автоматически при работе бизнес-процесса по заданной схеме.

По умолчанию в T‑FLEX DOCs существует несколько схем перехода стадий.

К примеру, для технического документооборота используются следующие стадии:

·Разработка – применяется для редактирования документов.

·Согласование – документ находится на этапе согласования.

·Согласовано – документ успешно прошёл этап согласования.

·Утверждение – документ находится на этапе утверждения.

·Утверждено – документ успешно прошёл этап утверждения.

·Корректировка – используется, когда требуется внести изменения в ранее согласованный или утверждённый документ.

·Исправление – используется, когда требуется внести изменения с сохранением подписей в ранее согласованный или утверждённый документ.

·Хранение – работа над документом завершена, он находится на хранении.

·Аннулировано – работа над документом прекращена.

·Не применяется – документ больше не применяется.

При такой схеме перехода стадий редактирование документа разрешено только на стадиях "Разработка", "Корректировка" и "Исправление".

При условии, что редактирование объекта разрешено доступом на справочник или на объект.

Для канцелярского документооборота схема иная:

·Открыто – над документом ведётся активная работа.

·Закрыто – все работы над документом прекращены.

·Корректировка – в документ вносятся изменения.

·Хранение – работа над документом завершена, редактирование запрещено.

·Аннулировано – работа над документом прекращена.

В этом случае редактирование документа разрешено на стадиях "Открыто" и "Корректировка".

При условии, что редактирование объекта разрешено доступом на справочник или на объект.

При необходимости пользователь с правами администратора может добавить в систему другие стадии, которые используются на данном предприятии, и создать свои схемы их перехода.

На рисунке выше изображена схема перехода стадий, использующаяся для технического документооборота. Видно, что документ из стадии "Разработка" может перейти в стадию "Утверждение", "Согласование", "Аннулировано", "Корректировка" или "Хранение", а из стадии "Хранение" – только в стадии "Корректировка" и "Исправление".

Стадию объекта можно сменить вручную с помощью команды контекстного меню Дополнительно > Сменить стадию.

Если такая возможность настроена пользователем с правами администратора.

Кнопки панели инструментов окна Изменение стадии выбранных объектов позволяют управлять списком объектов, для которых будет применено изменение стадии.

Для добавления объектов в список необходимо воспользоваться кнопкой . В открывшемся окне следует выбрать добавляемые объекты.

Удалить выбранный объект из списка в окне Изменение стадии выбранных объектов можно с помощью кнопки .

Кнопка добавляет в список дочерние объекты всех объектов списка.

Кнопка позволяет осуществить аналогичную операцию с файлами, прикреплёнными к объектам, указанным в списке.

Дата установки текущей стадии объектов справочника отображается в соответствующем системном параметре.

История изменений стадий объекта справочника ведётся в окне Стадии объекта, для вызова которого используется команда контекстного меню Дополнительно > Стадии объекта. В истории сохраняются даты начала и окончания действия стадии, а также имя пользователя, установившего стадию.

Помимо этого, в окне Стадии объекта имеется кнопка , вызывающая команду изменения стадии текущего объекта.