Мысли вслух.
В библиотеке стандартных элементов есть ГОСТы которые аннулированы (не действующие) или срок действия которых закончился. Понятно что их удалять нельзя т.к. невозможно будет смотреть документы в которых они использованы. Но с другой стороны они не отличаются от действующих. Предлагается приблизительно такой вариант решения: (см. рис.)
1. В библиотеке данные элементы будут изображены сереньким цветом (типа не активные).
2. На просмотре написать, например «аннулирован» или «не актуальный», или другой более правильный вариант и другим цветом.
3. На иконке изображающую объёмный элемент тоже может сделать сереньким или другой вариант. А то мной придуманный вариант с буковкой «А» мне не очень нравится, (может зачеркнуть).